Dein Konto konfigurieren

Bevor Du Aufträge importierst und echte Rechnungsdokumente an deine Kunden schickst, solltest Du Informationen zu deinem Unternehmen hinterlegen und die Dokumentenvorlagen deinen Wünschen entsprechend anpassen.

Dieser Artikel gibt dir eine mögliche Vorgehensweise und hilfreiche Tipps dazu.

1. Stammdaten

Starten wir mit der Eintragung deiner Unternehmensdaten. Wähle im Menü Einstellungen > Stammdaten.

Hier kannst Du all deine Daten eintragen und verwalten. Außerdem kannst Du dein Firmenlogo hochladen, welches auf allen Dokumenten erscheint die Du erstellst.

Daten Die du hier einträgst, erscheinen ebenfalls auf allen Dokumenten sowie auch in der E-Mail Fußzeile. Wie und welche Daten erscheinen, ist frei konfigurierbar. Mehr dazu im Abschnitt Dokumenten-Layouts.

2. Konfiguration

Weiter geht es auf dem Menüpunkt Einstellungen > Konfiguration.

Auf dieser Seite kannst Du unter anderem entscheiden, wie Zahlen dargestellt werden sollen oder auch in welcher Sprache billware angezeigt werden soll. Zudem kannst Du Steuersätze, Status, Zahlungsarten und Versandarten verwalten. 

Alle Funktionen werden im Detail im Artikel Konfiguration erläutert.

3. Nummernkreise

Passe nun unter Einstellungen > Nummernkreise deine Nummernkreise an. 

Hier entscheidest Du, wie automatisch generierte und vergebene Nummern für Datensätze und Dokumente aussehen sollen. Die Funktionen werden detailliert im Artikel Nummernkreise erläutert.

4. Dokumente

Du kannst frei konfigurieren wie deine Dokumente aussehen sollen. Unter dem Menüpunkt Einstellungen > Dokumente siehst Du eine Übersicht über alle Vorlagen. Jeden Dokumententyp gibt es auf Deutsch und Englisch. Außerdem kannst Du für einen Typ weitere Vorlagen erstellen.

Wenn du ein Dokument an einem Auftrag erstellst, kannst Du wählen welche Vorlage dabei verwendet werden soll.

Wie Du Vorlagen bearbeitest ist in der Kategorie Dokumente detailliert erklärt.

5. Übersetzungen

Wenn Du dir eine Dokumenten-Vorlage angeschaut hast, sind Dir sicherlich die grauen Boxen/Platzhalter Grußformel, Positionen und Schlußformel aufgefallen.

Diese Boxen werden automatisch mit entsprechenden Texten gefüllt. Diese Texte sind stark abhängig von den Auftragsdaten. Beispielsweise erscheint ein anderer Text abhängig davon, ob ein Auftrag schon bezahlt wurde oder nicht.

Die Textbausteine dafür kannst Du unter Einstellungen > Übersetzungen bearbeiten.

6. E-Mail Vorlagen

E-Mail Vorlagen funktionieren ganz ähnlich wie Dokumenten-Vorlagen. Auch hier werden Platzhalter verwendet um die E-Mail an deinen Kunden mit den entsprechenden Auftragsdaten zu füllen. 

Auf dieser Seite kannst Du deine Vorlagen frei bearbeiten, sowie die Fußzeile deinen Wünschen entsprechend anpassen. 

Außerdem kannst Du dir eine Blindkopie (BCC) jeder, von billware versendeten E-Mail an eine deiner E-Mail Adressen weiterleiten lassen.