E-Mail Einstellungen

Auf der Seite Einstellungen > E-Mail Einstellungen siehst Du eine Übersicht aller E-Mail Vorlagen.

Pro Dokumententyp gibt es eine Vorlage auf deutsch und eine auf englisch. Wenn Du ein Dokument verschickst, wird automatisch die richtige Vorlage gewählt und die Platzhalter mit den Auftragsdaten gefüllt.

So wird aus dieser Rechnungsvorlage:

Die fertige E-Mail an den Kunden mit der Rechnung im Anhang:

Wie Du siehst wurden alle Platzhalter mit den Auftragsdaten ersetzt.

E-Mail Vorlagen Editor & Platzhalter

Öffne die E-Mail Vorlage für Rechnungen.

Die Platzhalter in dieser Vorlage kannst Du frei austauschen, entfernen oder weitere hinzufügen. Klicke dazu im Kontextmenü des Editors auf Platzhalter. Folgende Liste erscheint, aus der Du den gewünschten Platzhalter wählen kannst: 

Beachte: Platzhalter werden dynamisch gefüllt. Wenn Du also in der Vorlage für Auftragsbestätigung Platzhalter der Kategorie Mahnwesen benutzt, sind die Felder leer und werden durch "-" ersetzt.

Alle Platzhalter der Kategorien Firmenangaben und Firmenkonto werden mit deinen Stammdaten gefüllt. Stelle also sicher, dass Du deine Stammdaten möglichst detailliert ausgefüllt hast!

Globale Einstellungen

Wechsel nun auf den Reiter Globale Einstellungen auf der Seite E-Mail Einstellungen.

Hier kannst Du die Fußzeile bearbeiten, die unter jeder E-Mail eingefügt wird, die mit billware versendet wird. Zur Anwendung kommen ebenfalls Platzhalter, die standardmäßig mit deinen Firmendaten ersetzt werden.

Da der Kreativität auch hier keine Grenzen gesetzt sind, könntest Du aber auch die Rechnungsnummer in der Fußzeile einblenden. Oder gar dein Firmenlogo.

Du kannst auch wählen, dass von jeder E-Mail eine Blindkopie (BCC) an eine deiner E-Mail Adressen gesendet wird. So hast Du die Möglichkeit alle versendeten E-Mails bei deinem E-Mail Provider zusätzlich zu sichern und einzusehen.