E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung und wie kann ich sie in billware aktivieren?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die speziell für den digitalen Austausch von Rechnungsdaten konzipiert ist. Im Gegensatz zu traditionellen Papier- oder PDF-Rechnungen wird die E-Rechnung in einem standardisierten Format (wie der X-Rechnung) erstellt, das maschinenlesbar ist und somit eine automatisierte Verarbeitung in Rechnungs- und Buchhaltungssystemen ermöglicht. Sie erfüllt die rechtlichen Anforderungen und ermöglicht eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten.

E-Rechnungen sind besonders im B2B-Bereich von Bedeutung, da ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen empfangen zu können. Dies gilt vor allem für den Austausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern. Aber auch für andere Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren möchten, ist die E-Rechnung ein wichtiger Schritt.

Wie kann ich die E-Rechnung in billware aktivieren?

In billware können Sie die E-Rechnungsfunktion ganz einfach aktivieren und konfigurieren. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Einstellungen für E-Rechnungen

Gehen Sie in den Bereich „Einstellungen" und klicken Sie auf „Konfiguration".

Hier finden Sie die E-Rechnungseinstellungen, die Sie nach Ihren Wünschen anpassen können.

2. Einstellungen für PDF und X-Rechnung

Unter den E-Rechnungseinstellungen haben Sie folgende Optionen:

  • ZUGFeRD Format: Wenn Sie diese Option wählen, wird Ihre Rechnung als PDF im ZUGFeRD-Format erstellt. In diesem Format sind die E-Rechnungsdaten direkt in das PDF-Dokument integriert. Es wird keine separate XML-Datei erstellt.
  • X-Rechnung: Wenn Sie sich für diese Option entscheiden, wird neben der normalen PDF-Rechnung auch eine separate XML-Datei (die E-Rechnung im X-Rechnungs-Format) erstellt. Die XML-Datei ist dann die eigentliche E-Rechnung, die Sie beispielsweise an den Empfänger übermitteln können.
  • Beides: Sie können auch beide Formate wählen. In diesem Fall wird sowohl die PDF-Rechnung im ZUGFeRD-Format als auch eine separate XML-Datei (X-Rechnung) erstellt.

3. Versand der XML-Datei

Wenn Sie Option 2 (X-Rechnung) oder Option 3 (Beides) wählen, haben Sie die Möglichkeit, zu konfigurieren, ob die XML-Datei immer automatisch als Anhang zu Ihrer Rechnung verschickt werden soll. Das bedeutet, wenn Sie eine normale PDF-Rechnung erstellen, wird zusätzlich die entsprechende E-Rechnung als XML-Datei automatisch mitgeschickt.

4. E-Rechnung aktivieren und deaktivieren

Sie können die E-Rechnungsfunktion jederzeit aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie die E-Rechnung aktivieren, wird ab sofort jede erstellte Rechnung entweder im ZUGFeRD-Format oder als X-Rechnung (oder beides) generiert – je nachdem, welche Option Sie gewählt haben.

5. E-Rechnungsprofil

Für die E-Rechnung wird das Profil EN16931 XRechnung (CII) verwendet, das in der EU als Standard für elektronische Rechnungen gilt.

Wichtige Hinweise:

  • Automatische Erstellung: Sobald die E-Rechnung aktiviert ist, wird bei jeder erstellten Rechnung automatisch entweder das ZUGFeRD-PDF oder die X-Rechnung-XML-Datei generiert – je nachdem, welche Option Sie gewählt haben.
  • Rechtliche Anforderungen: Beachten Sie, dass ab dem 1. Januar 2025 Unternehmen verpflichtet sind, E-Rechnungen empfangen zu können, wenn sie mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland zusammenarbeiten.

Was ist ZUGFeRD?

(Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das die einfache Übermittlung von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden ermöglicht. Es kombiniert eine PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten, sodass die Rechnung sowohl in einem für den Menschen lesbaren Format als auch in einer für die maschinelle Verarbeitung geeigneten Form vorliegt.

Zusammenfassung:

Mit billware können Sie die E-Rechnung einfach erstellen und versenden. Sie haben die Wahl, ob Sie ZUGFeRD-PDF-Rechnungen, separate X-Rechnungen oder beides nutzen möchten. Alle Rechnungsdaten werden im passenden Format generiert und können auch direkt versendet werden. Wenn Sie die E-Rechnung noch nicht aktiviert haben, gehen Sie in die Einstellungen und passen Sie die Konfiguration an.

Wir hoffen, dass dir diese Funktion hilft, deine Rechnungsprozesse effizienter zu gestalten!